Hóa đơn không chỉ là một giấy tờ đơn thuần mà còn là bằng chứng quan trọng của việc giao dịch, mua bán. Trong một số trường hợp, việc hủy hóa đơn trở nên cần thiết. Nhưng làm thế nào để hủy hóa đơn đúng quy định? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.
1. Các lý do hủy hóa đơn
Sai thông tin về người mua hàng, người bán hàng.
Sai thông tin về số lượng, giá sản phẩm.
Hóa đơn bị trùng số hoặc lỗi in ấn.
Khách hàng huỷ đơn hàng sau khi đã lập hóa đơn.
2. Phương pháp hủy hóa đơn
Hủy trực tiếp: Khi phát hiện sai sót ngay sau khi lập hóa đơn, bạn có thể hủy trực tiếp trên hóa đơn đó.
Hủy thông qua biên bản: Đối với hóa đơn đã lập từ lâu hoặc đã gửi cho khách hàng, việc hủy yêu cầu một biên bản chi tiết.
3. Thủ tục hủy hóa đơn giấy
Lập biên bản hủy hóa đơn (đề cập chi tiết về lý do hủy, số lượng hóa đơn được hủy và thông tin liên quan khác).
Thành lập hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng này sẽ xem xét biên bản và đưa ra quyết định cuối cùng về việc hủy hóa đơn.
Thực hiện việc hủy bằng cách đánh dấu “Đã hủy” trên hóa đơn hoặc tiêu hủy hóa đơn theo quy định.
4. Mẫu biên bản và quyết định
Mẫu biên bản hủy hóa đơn thường bao gồm: Tiêu đề, nội dung chi tiết về việc hủy (số hóa đơn, lý do hủy…), và chữ ký của những người liên quan.
Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn chứa: Tiêu đề, nội dung quyết định (thành viên trong hội đồng, nhiệm vụ, quyền hạn…), và chữ ký của người ra quyết định.
Việc hủy hóa đơn cần được thực hiện theo quy định và tuân thủ đúng thủ tục để đảm bảo tính pháp lý và tránh gây ra rắc rối sau này. Đồng thời, hãy lưu giữ mọi tài liệu liên quan đến việc hủy hóa đơn một cách cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát khi cần thiết.
